Очень важный документ

Для Государственного архивного хранилища Новосибирской области закупят планетарные сканеры и специальное холодильное оборудование

В Государственном архивном хранилище Новосибирской области довольно прохладно: специальные холодильные установки поддерживают температуру +18 градусов Цельсия. Именно такая «погода» является оптимальной для сохранения целостности ценных бумажных документов. В здании областного архива содержится около девятисот тысяч «единиц хранения» — папок, в которых обычно находится по нескольку десятков листов различной документации. Всего в помещениях архивных хранилищ области примерно два миллиона таких «единиц».

Чтобы летом документы не пересыхали, необходимо особо мощное холодильное оборудование. Поэтому в этом году в рамках ведомственной целевой программы «Развитие архивного дела в Новосибирской области на 2013 — 2015 годы» для архивохранилищ будут закуплены специальные «чиллеры» — охлаждающее оборудование, которое вмонтируют в систему приточной вентиляции в двух корпусах государственного архива области.

Все шесть этажей хранилища, что на улице Свердлова, заполнены важными документами: на нижних — те, что представляют особую историческую ценность для нашего региона, чуть повыше — бумаги, касающиеся сельского хозяйства области, а на самом верху — материалы художественных галерей, театров и музеев. Многим папкам не один десяток лет, а потому они требуют особо бережного обращения и хранения.

Именно по этой причине в прошлом году начата реализация особой программы по оцифровке бумажных документов «Электронный архив Новосибирской области». Это означает, что государственные услуги по предоставлению информации гражданам будут оказываться на совершенно ином — современном — уровне. Программа находится в тестовом режиме, так как на сегодняшний момент ведется ее активное наполнение. Из-за нехватки необходимого оборудования и рабочих рук процесс идет довольно медленно — оцифровано только семь тысяч единиц хранения (дел).

— Архиву нужны работники, которые будут вести обработку этих документов, делать их описание. Пока нам не хватает людей. Поэтому, чтобы сократить сроки предоставления государственных услуг, мы в первую очередь сканируем самые востребованные документы. Например, большим спросом пользуется информация о метрических данных тех, кто восстанавливает свое генеалогическое древо, — пояснил начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области Константин Захаров.

Однако современные сканеры все же наносят «травмы» ветхим историческим бумагам, которые того и гляди рассыплются прямо в руках. Для большей сохранности важных документов и ускорения процесса их оцифровки для госархива и всех отделов архивных служб районов Новосибирской области планируется закупить планетарные сканеры для профессиональной оцифровки. Они позволяют максимально осторожно обращаться с оригиналами документов. Особенность их устройства в том, что для обработки применяется не передвигающаяся сканирующая линейка, а единственная, расположенная над сканируемым оригиналом цифровая камера высокого разрешения.

Хранение оцифрованных материалов в электронном формате значительно упрощает процедуру получения нужной информации для граждан, потому что теперь, помимо почты, запросы можно подавать и через интернет-портал Государственной архивной службы, а приходить в здание архивного хранилища теперь совсем не обязательно. Форма для заполнения заявки будет дорабатываться, а программа «Электронный архив Новосибирской области» заработает в полную силу во второй половине 2013 года.

ФАКТ
За год в государственный архив поступает более 40 тысяч обращений от населения: из них около 12,5 тысячи социально-правовых вопросов и более 30 тысяч тематических.